Оформлення заяви на відпустку здається простим, але навіть дрібна неточність у датах може створити проблеми. Іноді працівник подає заяву, але потім виявляється, що відпустка не узгоджується з графіком або не враховані святкові дні. Щоб уникнути непорозумінь, варто розібратися, як саме правильно вказувати дати у документі. На допомогу можна знайти зразок заяви на сайті https://xn--90aamhd6acpq0s.xn--j1amh/zrazki/zayava-pro-nadannya-schorichnoi-vidpustky/, де наведено приклади правильного оформлення.
Що потрібно знати перед поданням заяви
Перед тим як вказати дати у заяві на відпустку, варто уточнити кілька моментів. По-перше, щорічна відпустка надається за погодженням між працівником і роботодавцем. Тобто працівник не може самостійно визначити, коли саме він хоче відпочити, якщо ці дні не відповідають затвердженому графіку.
Крім того, слід враховувати, що дати у заяві повинні співпадати з календарем затверджених відпусток у вашому відділі або компанії. Якщо відпустка позапланова — наприклад, через сімейні обставини, — краще зазначити причину, щоб керівництво могло розглянути заяву швидше.
Основні правила, які слід знати:
- Дати пишуться повністю (наприклад, «з 1 липня 2026 року по 14 липня 2026 року»).
- Відпустка починається з першого дня, коли працівник не виходить на роботу.
- День повернення до роботи не входить у період відпустки.
- Якщо на період відпустки припадають державні свята, тривалість відпустки збільшується на кількість цих днів.
Якщо працівник планує поїздку або має певні дати, коли потрібно повернутися, краще попередньо узгодити все з відділом кадрів, щоб уникнути змін у вже затвердженому графіку.
Типові помилки при зазначенні дат
Найчастіша помилка — неправильне формулювання дат. Люди часто плутають початок і кінець відпустки або не враховують вихідні та святкові дні. Через це бухгалтерія або кадрова служба можуть неправильно нарахувати кількість днів.
Ще одна поширена помилка — відсутність року в датах. Наприклад, написати «з 15 по 28 червня» без уточнення року. У великих організаціях, де документи зберігаються роками, це створює плутанину.
Також не варто використовувати скорочення на кшталт «з 10.07 по 25.07». Формат із крапками дозволений, але краще писати повністю словами, щоб уникнути двозначності.
Помилки можуть бути такими:
- некоректно вказаний період (наприклад, збігається з іншими працівниками, через що відпустку не можуть узгодити);
- не враховані святкові дні, які продовжують відпустку;
- відсутність дати подання заяви, що може вплинути на своєчасність оформлення наказу.
Щоб цього уникнути, завжди перевіряйте календар і графік відпусток у вашому відділі.
Як правильно оформити заяву з урахуванням дат
Заява на відпустку має чітку структуру, і дати є одним з найважливіших її елементів. У класичному варіанті вона виглядає так:
- У верхньому правому куті вказується керівник підприємства, його посада і назва компанії.
- Нижче — дані працівника: ПІБ, посада, відділ.
- Далі посередині пишеться слово «Заява».
- Основний текст: прохання надати відпустку із зазначенням конкретних дат.
- Дата написання заяви і підпис працівника.
Приклад фрази для тексту:
«Прошу надати мені щорічну основну відпустку з 10 липня 2026 року по 23 липня 2026 року включно, тривалістю 14 календарних днів».
Якщо потрібно взяти частину відпустки, можна уточнити: «Прошу надати частину щорічної відпустки з… по…». У таких випадках варто переконатися, що залишок днів відпустки ще доступний.
Що робити, якщо потрібно змінити дати
Буває, що після подання заяви плани змінюються. У такому випадку працівник має право звернутися із проханням перенести або подовжити відпустку. Але це слід робити завчасно — не пізніше ніж за кілька днів до початку запланованого відпочинку.
Щоб змінити дати, потрібно:
- написати нову заяву із зазначенням нових дат;
- повідомити безпосереднього керівника або кадрову службу;
- дочекатися затвердження нового наказу про відпустку.
Якщо роботодавець вже видав наказ, зміни можуть бути внесені лише після його скасування або видання нового документа. Тому краще не затягувати з повідомленням про зміни.
Зверніть увагу: якщо працівник захворів під час відпустки, дні лікарняного не зараховуються до відпустки, і після виходу на роботу він має право продовжити відпочинок на відповідну кількість днів.
Правильно вказані дати у заяві на відпустку допоможуть уникнути непорозумінь із роботодавцем і бухгалтерією. Усе має бути чітко, без скорочень і двозначностей. Якщо сумніваєтеся, краще переглянути зразки документів або проконсультуватися з кадровиком. Вчасно подана і грамотно оформлена заява — це запорука спокійного відпочинку без зайвих турбот.
